Specjalista / Specjalistka ds. obsługi klienta B2B i koordynacji projektów

To stanowisko jest dla osoby, która bierze odpowiedzialność za rezultat.

Język angielski: minimum B2 – warunek konieczny. Znajomość języka będzie weryfikowana podczas procesu rekrutacji.

Szukamy osoby, która nie ogranicza swojej roli do wykonania własnego fragmentu zadania lub przekazania informacji dalej.

W PRESPACK będziesz odpowiadać za doprowadzenie powierzonych spraw klienta do konkretnego rezultatu.

Jeżeli realizacja zadania będzie zależała od informacji lub działań innych osób albo działów, oczekujemy, że potrafisz aktywnie zarządzić taką zależnością: ustalić termin, pozyskać potrzebne informacje, wykonać follow-up, monitorować status oraz odpowiednio wcześnie eskalować ryzyko, jeżeli może ono zagrozić terminowej realizacji.

Nie oznacza to wykonywania pracy za innych. Oznacza odpowiedzialność za to, żeby powierzony Ci temat został skutecznie doprowadzony do końca.

To jedna z najważniejszych kompetencji, których szukamy.

Na czym polega ta rola?

Będziesz łącznikiem pomiędzy klientami a naszymi działami: produkcji, planowania, jakości, projektów, zakupów, magazynu i administracji.

Twoim zadaniem będzie nie tylko sprawna komunikacja, ale przede wszystkim koordynowanie tematów klienta od momentu ich rozpoczęcia do uzyskania oczekiwanego rezultatu.

Będziesz mieć realny wpływ na terminowość produkcji, realizację projektów oraz jakość współpracy z międzynarodowymi klientami z branży farmaceutycznej.

Rodzaj zatrudnienia: pełny etat, umowa o pracę.

Czym będziesz się zajmować?

• prowadzeniem bieżącej obsługi klientów B2B oraz budowaniem długofalowych relacji biznesowych,
• koordynowaniem spraw klienta end-to-end – od zgłoszenia potrzeby do jej skutecznego zamknięcia,
• pilnowaniem terminów, ustaleń i działań wynikających ze współpracy z klientem,
• aktywnym monitorowaniem zależności pomiędzy produkcją, planowaniem, jakością, projektami, zakupami, magazynem i administracją,
• wykonywaniem follow-upów oraz aktywnym pozyskiwaniem brakujących informacji, gdy ich brak może zatrzymać realizację zadania,
• identyfikowaniem ryzyk i eskalowaniem ich odpowiednio wcześnie – zanim staną się problemem dla klienta lub produkcji,
• monitorowaniem realizacji bieżących produkcji i projektów klienta,
• sprawdzaniem stanów magazynowych materiałów i komponentów potrzebnych do realizacji zleceń klientów,
• inicjowaniem i koordynowaniem zamówień materiałów oraz komponentów niezbędnych do realizacji powierzonych zleceń,
• prowadzeniem korespondencji mailowej i rozmów telefonicznych w języku polskim i angielskim,
• udziałem w spotkaniach z klientami zagranicznymi,
• przygotowywaniem danych, analiz, raportów i prezentacji dla klientów oraz managementu,
• weryfikowaniem kompletności i spójności przygotowywanych informacji przed ich przekazaniem dalej,
• wspieraniem wdrażania nowych projektów oraz usprawnianiem sposobu współpracy z klientami.

Jak rozumiemy samodzielność?

Samodzielność na tym stanowisku nie oznacza pracy bez współpracy z innymi.

Oczekujemy, że kiedy otrzymasz zadanie lub odpowiedzialność za określony rezultat:

• upewnisz się, że dobrze rozumiesz oczekiwany efekt,
• określisz, jakie informacje i działania są potrzebne do jego osiągnięcia,
• skoordynujesz osoby i działania, od których zależy realizacja zadania,
• będziesz monitorować postęp,
• wykonasz niezbędny follow-up i aktywnie pozyskasz brakujące informacje,
• zweryfikujesz rezultat przed jego przekazaniem,
• odpowiednio wcześnie poinformujesz przełożonego o ryzyku, którego samodzielnie nie możesz usunąć.

Nie oczekujemy, że będziesz wiedzieć wszystko. Oczekujemy natomiast, że będziesz pytać, sprawdzać i działać, zamiast zakładać, że brak informacji zwrotnej oznacza, że wszystko jest w porządku.

Szukamy osoby, która:

• bierze odpowiedzialność za rezultat powierzonych jej spraw i konsekwentnie doprowadza je do końca,
• potrafi samodzielnie zarządzać zależnościami, terminami, follow-upami i eskalacją ryzyk,
• ma doświadczenie w obsłudze klienta B2B, customer service, sales support, administracji sprzedaży lub koordynacji projektów,
• zna język angielski minimum na poziomie B2 – jest to warunek konieczny,
• potrafi swobodnie prowadzić korespondencję biznesową oraz rozmowy z klientami w języku angielskim,
• myśli w kategoriach rezultatu, a nie wyłącznie wykonania pojedynczego zadania,
• potrafi prowadzić kilka tematów równolegle i świadomie nadawać im priorytety,
• potrafi skutecznie współpracować z osobami, nad którymi nie ma formalnej podległości,
• potrafi odpowiednio wcześnie zauważyć ryzyko i je eskalować,
• nie czeka biernie na instrukcje, jeżeli widzi możliwość rozwiązania problemu,
• potrafi zadawać pytania i aktywnie pozyskiwać informacje potrzebne do wykonania zadania,
• dobrze przyjmuje informację zwrotną i potrafi przełożyć ją na konkretne działanie,
• jest dokładna, odpowiedzialna i dobrze zorganizowana,
• potrafi zachować profesjonalizm również w sytuacjach wymagających, pod presją czasu lub przy rozbieżności stanowisk.

Szczególnie docenimy doświadczenie w:

• branży farmaceutycznej, medycznej, wyrobów medycznych, suplementów diety, CMO/CPO lub innym regulowanym środowisku produkcyjnym,
• prowadzeniu lub koordynowaniu projektów B2B,
• współpracy z międzynarodowymi klientami,
• przygotowywaniu prezentacji i raportów dla klientów lub managementu,
• pracy z forecastami, harmonogramami produkcji, zamówieniami lub dokumentacją jakościową,
• pracy wymagającej jednoczesnej współpracy z kilkoma działami organizacji.

Co oferujemy?

• wynagrodzenie 9 500–11 000 zł brutto miesięcznie,
• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
• pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00,
• bezpośrednią współpracę z międzynarodowymi firmami farmaceutycznymi,
• realny wpływ na przebieg projektów i jakość obsługi klientów,
• możliwość zdobywania specjalistycznego doświadczenia w obszarze kontraktowego pakowania i serializacji produktów leczniczych,
• możliwość rozwoju kompetencji związanych z koordynacją projektów i zarządzaniem relacjami B2B,
• udział w szkoleniach i możliwość rozwoju zawodowego,
• prywatną opiekę medyczną Lux Med,
• kartę MultiSport,
• ubezpieczenie grupowe,
• firmowe wydarzenia integracyjne,
• nowoczesne środowisko pracy,
• strefę relaksu.